Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...


^ Форма описи дел неизменного, временного (выше 10 лет)

хранения и по личному составу структурного подразделения


Приложение N 23

к п. 3.5.3


ПОРЯДОК

^ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ Неизменного, ВРЕМЕННОГО (Выше

10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ


В федеральном органе исполнительной власти в каждом структурном Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... подразделении описи на дела неизменного хранения составляются раз в год под методическим управлением архива федерального органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив федерального органа.

Опись дел Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... - архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и созданный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой список дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... является номенклатура дел.

Описи составляются раздельно на дела неизменного хранения; дела временного (выше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, приготовленные структурными подразделениями Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству..., служат основой для подготовки сводной описи дел федерального органа исполнительной власти, которую готовит архив федерального органа и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответственный федеральный архив.

Описи Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 4) и представляются в архив федерального органа не позже чем через три года после окончания дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...) наименование структурного подразделения, которое вело дела и окончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет последующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и дизайна дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и дизайна дел они Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются последующие требования:

заглавия дел вносятся в опись в согласовании с принятой схемой классификации на базе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в четком согласовании с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись попорядку дел с Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... схожими заголовками пишется стопроцентно заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами "То же", при всем этом другие сведения о делах вносятся в опись вполне (на каждом новеньком листе описи Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... заголовок воспроизводится вполне);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В данном случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех других томов, если они помещены на одной страничке, обозначаются Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... словами "То же". Если же наименование многотомного дела перебегает на последующий лист, то нужно заголовок дела повторить стопроцентно. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... описи меж наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал более 1 см.

Графа описи "Примечания" употребляется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответственный Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи прямо за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в какой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, 1-ый Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... и последний номера дел по описи, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим Службы делопроизводства Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... и утверждается управляющим структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении федерального органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в 2-ух экземплярах, один Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... из которых передается вкупе с делами в архив федерального органа исполнительной власти, а 2-ой остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... в 3-х экземплярах, потому что один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.


Приложение N 24

к п. 3.5.3


ПРАВИЛА

^ Дизайна ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ

НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ


Обложка (титульный лист) дела неизменного Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству..., временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует делать чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, сделанный типографским методом, то Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтоб под ним не создавалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... власти (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... обложке (титульном листе) дела, оформляются последующим образом:

наименование федерального органа исполнительной власти - указывается стопроцентно, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, федеральный орган исполнительной власти был переименован (преобразован) и это не вызвало появления нового фондообразователя, под старенькым его наименованием пишется и новое наименование Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...;

наименование структурного подразделения - записывается его заглавие в согласовании с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... указывается количество томов этого дела, а на следующих томах - номер еще одного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... федерального архива (в нужных случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть коротким и в то же время много открывать содержание подшитых в дело документов Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.... В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их создатель и по какому они вопросу. Если наименование дела не открывает содержание подшитых в нем документов ("Различная переписка", "Переписка по общим вопросам Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству..." и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее короткое наименование, то заголовок составляется методом обобщения схожих документов либо перечисления более Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... принципиальных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются последние даты документов Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого ранешнего и самого позднего документов, включенных в дело. При всем этом число (2-мя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, заглавие месяца пишется словами. Если в Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за последние даты дела то под датами дела, с новейшей строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, к примеру, годичные планы и отчеты, потому что они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству..., другими словами по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания либо утверждения самого ранешнего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) либо составления первого и последнего протокола.

Последними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... случае погибели лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, либо запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дата поступления первого входящего либо дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего либо исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи списка" переносится на обложку дела из соответственной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, обозначенным в списке типовых Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... документов либо в списке документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения (при внедрении в действие новых перечней документов со сроками хранения старенькые записи зачеркиваются, а сверху либо рядом пишутся новые данные Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...). На делах неизменного хранения пишется: "Хранить повсевременно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел неизменного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... чернилами только после включения этих дел в годичные разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответственного федерального архива (ранее он проставляется карандашом).

На обложках дел неизменного хранения предусматривается место для наименования Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору компаний и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов гос власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... в надписи на обложках дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся конфигурации и дополнения.

Наименования фондообразователя Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Корректность дизайна обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству..., все его листы, не считая незапятнанных, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Незапятнанные листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству.... Листы нумеруются обычным карандашом сверху вниз в вырастающем порядке номеров, начиная с первого. Числа проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются раздельно.

Листы дел, состоящих из Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... нескольких томов либо частей, нумеруются по каждому тому либо части раздельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются раздельно.

Документы с своей нумерацией Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке либо сохраняют свою нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фото, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специальные документы, представляющие самостоятельный Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... лист в деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист огромного формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При всем этом Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... лист хоть какого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фото, нарезками, выписками Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... и др.) нумеруется как один лист; в нижней части либо на обороте такового листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дела о таких листах делается обмолвка. К примеру: "На листе 6 наклеено 5 фото согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте либо свободном Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... от текста месте указывается количество листов в клейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается обмолвка. К примеру: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, нарезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется раздельно, еще одним порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...: сначала конверт, а потом еще одним номером каждое вложение в конверте. Более ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству....

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется поновой. При всем этом старенькые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новенькая заверительная Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... надпись, при всем этом древняя заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, либо опись составляется поновой.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После окончания нумерации листов составляется заверительная надпись, которая размещается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в этом деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фото, картинки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в согласовании с заверительной надписью.

Для Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... учета документов определенных категорий неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается специфичностью данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... (приложение N 27).

Внутренняя опись документов дела составляется также на большие дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заглавия которых не открывают конкретное содержание документов, с целью учета Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... и поболее резвого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись кроме документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются сначала дела. Если дело Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... переплетено либо подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... дел определяется Аннотацией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... листов дела, на которых размещен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в какой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству....

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, подмены их копиями и др.) эти конфигурации отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на надлежащие акты и по мере Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... надобности составляется новенькая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и по мере надобности скрепляется печатью.

Документы в делах неизменного, длительного (выше 10 лет) и по Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... личному составу подшиваются на четыре прокола крепкими нитками в твердую обложку из картона либо переплетаются с учетом способности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на их. Текст не должен Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... подходить к полосы подшивки (переплета) поближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе размещен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоса Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... бумаги, за какую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции управления, визы, составленные на отдельных листах, располагаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... подшивке (переплету) проверяется корректность их формирования, дизайна, железные скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах неизменного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... документы с временными сроками хранения.

Дела неизменного хранения, состоящие из документов особенной научно-исторической, художественной и другой ценности либо неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы огромного формата), в Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... целях их сохранности и удобства использования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых жестких папках с 3-мя клапанами и с завязками либо в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в процессе его формирования были подшиты документы с разными сроками хранения, то дело расшивается и формируются Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... новые дела, исходя из сроков хранения документов. При всем этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, обязаны иметь размеры 229 x Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... 324 мм. Обложки дел с документами, сделанными на необычных листах, могут иметь размеры, надлежащие размерам подшитых в их листов.

Обложки дел с документами, имеющими долгие (25 и поболее лет) сроки хранения, должны Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... быть сделаны из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полосы узкого картона Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству..., через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел использовать канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...-скоросшивателях, мягеньких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по облегченной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... в деле).

Документы федерального органа исполнительной власти являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат неотклонимой передаче на неизменное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... Русской Федерации.


Приложение N 25

к п. 3.5.3


код федерального архива _________

код федерального органа

исполнительной власти _________


┌───────────────────────────┐

_____________________________________________ │Ф. N ____________________ │

│ │

_____________________________________________ │Оп. N ___________________ │

│ │

_____________________________________________ │Д. N ____________________ │

└───────────────────────────┘


___________________________________________________________________________

(Наименование федерального архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(Наименование федерального органа исполнительной власти и структурного

подразделения)


ДЕЛО Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... N ________ ТОМ N _________


___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

___________________________________________________________________________

(Последние даты)


На ___________ лист

Хранить _________________


┌─────────────────────┐

│Ф. N ______________ │

│ │

│Оп. N _____________ │

│ │

│Д. N ______________ │

└─────────────────────┘


^ Форма обложки дела неизменного и временного (выше

10 лет) хранения


Приложение N 26

к п. 3.5.3


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________


В деле подшито и Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... пронумеровано __________________________________ лист(ов),

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________


Особенности физического состояния и формирования
дела

Номера листов

1

2








Наименование должности

работника Подпись Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... Расшифровка подписи


Дата


Формат A4 (210 x 297 мм)


Форма листа-заверителя дела


Приложение N 27

к п. 3.5.3


^ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ


документов дела N _______________


N п/п

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок
документа

Номера листов
дела

Примечание

1

2

3

4

5

6




















Итого _________________________________________________ документов,

(цифрами и прописью)

Количество Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... листов внутренней описи _______________________________.

(цифрами и прописью)


Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат A4 (210 x 297 мм)


^ Форма внутренней описи документов дела


Приложение N 28

к п. 3.5.4


Наименование федерального

органа исполнительной власти УТВЕРЖДАЮ


АКТ Наименование должности

управляющего Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... федерального органа

______________ N ___________ исполнительной власти

____________________________

(место составления) Подпись Расшифровка

о выделении к уничтожению подписи

документов, не подлежащих Дата

хранению


На основании ______________________________________________________________

(заглавие и выходные данные списка документов с указанием

сроков их хранения)

___________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ________________________

(заглавие фонда)


N
п/п

Заголовок
дела либо
групповой
заголовок
дел

Дата
дела либо
последние
даты дел

Номера
описей

Индекс дела
по
номенклатуре
либо
N дела по
описи

Количество
дел

Сроки
хранения
дела
и номера Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...
статей по
перечню

Примеча-
ние

1

2

3

4

5

6

7

8


































































































Итого ______________________________ дел за __________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел неизменного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от ___________________________ N ___________________)


Наименование Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи


Дата


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ________ N ___________


Документы в количестве _______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _______________________ кг сданы в __________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной затратной от _________ N _____________


Наименование должности Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... работника

федерального органа исполнительной

власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи


Конфигурации в учетные документы внесены.


Наименование должности работника

архива (службы ДОУ), внесшего

конфигурации в учетные документы Подпись Расшифровка подписи


Дата


Формат A4 (210 x 297 мм)


^ Форма акта о выделении к Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... уничтожению документов,

не подлежащих хранению


Приложение N 29

к п. 3.8.1


Журнальчик учета печатей и штампов


N
п/п

Оттиск
печати
(штампа)

Наименование
печати
(штампа)

Дата
получения
печати
(штампа) от
изготовителя

Предприятие-
изготовитель,
дата и N
сопроводительного
документа

Кому выдана
(должность Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...,
подразделение)

1

2

3

4

5

6




Роспись
работника

Дата возврата
печати

Роспись
работника

Дата поражения
печати

Дата,
номер акта

7

8

9

10

11



Приложение N 30

к п. 3.8.2


^ Журнальчики УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ


Журнальчик учета поступления бланков


Наименование
вида
бланка

Дата
поступ-
ления

Дата и Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству... N
сопроводи-
тельного
документа

Наименование
организации -
поставщика
бланков

Кол-во
экз.
бланков

Серия и номера
гербовых бланков

1

2

3

4

5

6



Журнальчик учета выдачи бланков в структурные подразделения


Наименование
вида гербового
бланка

Кол-во
экз.
бланков

Серия и
номера
гербовых
бланков Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) - Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству...

Наименование
подразделения,
Ф.И.О.
получателя

Расписка в
получении

Примечания

1

2

3

4

5

6




forma-pasporta-ventilyacionnoj-sistemi.html
forma-podvedeniya-itogov.html
forma-polucheniya-obshego-obrazovaniya-detmi-invalidami-doklad-mbou-sosh57.html